Zum 1. Januar 2025 startet die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Der Start wurde mehrfach verschoben, weil es kein Meldeverfahren gab. Das ändert sich nun. Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit soll ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung gestellt werden.
Meldefristen
Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassensysteme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Das gilt auch für ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene Kassensysteme.
Elektronische Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden, müssen nur mitgeteilt werden, wenn die Meldung der Anschaffung dieses Systems zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist.
Diese Meldepflichten gelten auch, wenn die Kassen gemietet oder geleast werden.
Welche Systeme sind zu melden?
Folgende elektronische Aufzeichnungssysteme (zur Definition siehe AEAO zu § 146, Nr. 2.1.4) müssen gemeldet werden:
- Computergestützte- und PC-Kassensysteme,
- Tablet-/App-Kassensysteme,
- elektronische Registrierkassen,
wenn sie über eine Kassenfunktion verfügen.
Die Meldepflicht betrifft auch Wegstreckenzähler und Taxameter. Dabei ist auch das jeweilige Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs mitzuteilen. Ausgenommen sind Taxameter und Wegstreckenzähler, die ohne eine technische Sicherheitseinrichtung verwendet werden und für die die Nichtbeanstandungsregelung der Finanzverwaltung (längstens bis 31. Dezember 2025) in Anspruch genommen wird.
Welche Übertragungswege können genutzt werden?
Für die Meldung können nach aktuellem Stand folgende Übertragungswege genutzt werden:
- Direkteingabe durch den Steuerpflichtigen im ELSTER-Formular (www.elster.de) "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)",
- Upload einer XML-Datei (z. B. erstellt mithilfe des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Kassensoftware) in Mein ELSTER,
- Datenfernübertragung aus einer (Kassen- oder sonstigen) Software über die ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client).
Wer ist zur Übermittlung verpflichtet?
Grundsätzlich ist der Steuerpflichtige bzw. seine gesetzlichen Vertreter verpflichtet, die Meldung abzugeben.
Es können aber auch Dritte mit der Meldung beauftragt werden (z. B. der Kassenhersteller, ein Kassenfachhändler oder ein Steuerberater).
Was ist zu melden?
Gem. § 146a Abs. 4 AO sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems folgende Informationen zu melden:
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Angaben zur Betriebsstätte
Ein elektronische Aufzeichnungssystem ist immer nur einer Betriebsstätte (§ 12 AO) zuzuordnen.
Das BMF weist darauf hin, dass alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in einer Mitteilung zu übermitteln sind. Es müssen also immer alle der jeweiligen Betriebsstätte zugeordneten elektronischen Aufzeichnungssysteme erfasst werden.
Als Bezeichnung der Betriebsstätte ist der im Geschäftsverkehr üblicherweise verwendete Name der Filiale bzw. des Standortes anzugeben.
Hinweis
Informieren Sie Ihre Mandanten über die anstehende Verpflichtung zur Übermittlung der elektronischen Aufzeichnungssysteme. Diese sollten die verbleibende Zeit nutzen und notwendige Daten für die elektronische Übermittlung zusammenstellen.
Fundstelle
§ 146a Abs. 4 AO, BMF-Schreiben, 28.06.2024, IV D 2 - S 0316-a/19/10011, DStR 2024, 1553