Eigenbelege als Helfer in der Not

Bilanzsteuerrecht

Grundsätzlich gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Aber was ist, wenn doch mal ein Kassenbon oder eine Rechnung unauffindbar ist?

Für jeden Geschäftsvorfall ist grundsätzlich ein Beleg erforderlich. So verlangen es die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Es passiert im Alltag jedoch durchaus einmal, dass eine Rechnung bzw. Quittung nicht mehr auffindbar ist. Auch gibt es Situationen, in denen gar kein Beleg erstellt wird, z. B. wenn man einen Münzautomaten benutzt. In diesen Fällen benötigt man einen Ersatzbeleg. Hier gilt jedoch an aller erster Stelle: erneute Anforderung beim jeweiligen Unternehmen! Nur wenn das nicht möglich ist, darf ein Eigenbeleg erstellt werden, um den Betriebsausgabenabzug zu erhalten. Eigenbelege sollten die absolute Ausnahme darstellen.

Form der Eigenbelege

Auch bei Eigenbelegen sind formale Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehören:

  • Aussteller der Rechnung mit vollständiger Anschrift
  • Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel oder Dienstleistungen, Informationen über die empfangene Leistung (Umfang und Art)
  • Zeitpunkt der Leistung
  • Entgelt
  • wenn möglich: Nachweis der Zahlung (Kontoauszug, oder Hinweis auf Zeugen, die bei der Zahlung anwesend waren)
  • Grund für das Fehlen oder den Verlust des Belegs
  • Datum und Unterschrift des Ausstellers oder zumindest Kennzeichnung mit Handzeichen

In einigen Fällen gibt es darüber hinaus gesonderte formale Vorgaben, die zu beachten sind, z. B. bei Fahrtenbüchern oder Bewirtungskosten.

Vorsteuerabzug

Beim Vorsteuerabzug ist es nicht so leicht wie beim Betriebsausgabenabzug. Das Recht auf Vorsteuerabzug kann erst ausgeübt werden, wenn man im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung, also einer Originalrechnung ist. Der EuGH legt die Formerfordernisse, die einen Vorsteuerabzug einschränken, zwar grundsätzlich zugunsten der Unternehmer restriktiv aus (Urteil vom 21.11.2018, C-664/16). Ganz ohne Rechnung geht es in Deutschland aber nicht.

Als Ersatz für eine Rechnung können dem Finanzamt andere Beweise vorgelegt werden, aus denen sich ergibt, dass der Umsatz, auf den sich der Vorsteuerabzug bezieht, tatsächlich stattgefunden hat. Erforderlich ist ein Nachweis, dass man im Besitz der Originalrechnung war. Dies kann insbesondere eine Fotokopie, ein Scan oder eine vom Geschäftspartner angeforderte Kopie sein. Insbesondere bei Thermobelegen, die schon nach kurzer Zeit verblassen, sollte man dafür sorgen, eine Kopie in Papier- oder digitaler Form zu haben. Materiell muss außerdem sicher sein, dass die Leistung tatsächlich bezogen wurde.

Fazit

Eigenbelege sind nur als Notlösung für fehlende Belege gedacht. Da ein Eigenbeleg nie zum Vorsteuerabzug berechtigt, sollte allein schon deshalb der Eigenbeleg das letzte Mittel sein. Werden die formalen Anforderungen an den Eigenbeleg erfüllt, kann man damit jedoch zumindest den Betriebsausgabenabzug sichern.

Fundstelle

GoB, 01.01.2024

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