Nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO sind die empfangenen und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt gemäß § 147 Abs. 3 Satz 1 AO grundsätzlich sechs Jahre und beginnt gemäß Abs. 4 mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde.
Nach einem Beschluss des BFH vom 30. April 2025 (Az.: XI R 15/23) können auch E-Mails Handels- und Geschäftsbriefe in dem Sinne sein, jedenfalls insoweit, als die E-Mail selbst - und nicht lediglich ihr Anhang - rechnungslegungsrelevante Informationen enthält. Andernfalls ist zumindest der Anhang aufzubewahren.
Die Finanzverwaltung ist daher im Rahmen einer Außenprüfung gemäß § 147 Abs. 6 AO grundsätzlich berechtigt, vom Steuerpflichtigen sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern.
Das gilt auch für (digitale) Unterlagen über Konzernverrechnungspreise, bei denen es sich nach Auffassung des BFH um sonstige Unterlagen i.S.d. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO handelt, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Das Vorlageverlangen ist verhältnismäßig und frei von Ermessenfehlern, wenn es dem Steuerpflichtigen überlassen ist, welche E-Mails oder Daten er im Einzelfall vorlegt und damit solche Daten, die steuerlich nicht relevant sind, zu selektieren. Nicht zulässig ist dagegen, im Rahmen der Außenprüfung ein sogenanntes Gesamtjournal in digitaler Form zu verlangen, welches Informationen zu jedweder E-Mail-Korrespondenz des Steuerpflichtigen zu enthalten habe. Ein solches Vorlageverlangen kann nicht auf § 147 Abs. 6 AO gestützt werden, da die Vorschrift nur für solche Unterlagen gilt, die der Steuerpflichtige nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren hat. Als Rechtsgrundlage für die Vorlageverpflichtung kommt auch nicht § 200 Abs. 1 Satz 2 AO in Betracht. Danach können zwar auch Unterlagen vorzulegen sein, für die keine Aufbewahrungspflicht besteht; allerdings bezieht sich diese Pflicht lediglich auf tatsächlich vorhandene Unterlagen und somit nicht auf Gesamtjournal, das erst noch zu erstellen ist.
Dem Schutz der persönlichen Daten des Steuerpflichtigen wird allerdings nur dann hinreichend Rechnung getragen, wenn der Datenzugriff nur in seinen Geschäftsräumen oder den Diensträumen der Finanzverwaltung und nicht durch Speicherung auf einem mobilen Laptop erfolgt.