Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Dies betrifft alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B), sodass herkömmliche Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichen. Die Grundlagen basieren auf dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 sowie den ergänzenden FAQ des BMF. Ziel der Regelung ist es, die Digitalisierung voranzutreiben, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und steuerliche Prozesse effizienter zu gestalten.
Ausnahmen
Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung bringt jedoch nicht für alle Unternehmer eine unmittelbare Umstellung mit sich. Ausnahmen bestehen unter anderem für Rechnungen im B2C-Bereich, steuerbefreite Umsätze gemäß § 4 Nr. 8–29 UStG sowie Kleinunternehmer, die unter die Regelungen des § 34a UStDV fallen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen. Ebenso sind juristische Personen, die keine Unternehmer sind, nicht betroffen.
Empfang für alle Unternehmen verpflichtend
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist, muss es spätestens ab dem 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies betrifft auch Kleinunternehmer und steuerbefreite Unternehmer. Eine Verpflichtung zur elektronischen Weiterverarbeitung besteht hingegen nicht – es reicht aus, die E-Rechnungen medienbruchfrei im übermittelten Format aufzubewahren.
Interessant ist, dass der Gesetzgeber hinsichtlich der Übertragungswege keine allzu engen Vorgaben macht. Neben dem Versand per E-Mail, Download oder Schnittstellen kann eine E-Rechnung auch durch die Übergabe eines USB-Sticks erfolgen. Zudem wurde klargestellt, dass es keine Sonderregelung für Barverkäufe über 250 Euro gibt. Dies bedeutet, dass beispielsweise Belege von Geschäftsessen oder Einkäufe im Baumarkt nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden müssen.
Die Einreichung von E-Rechnungen kann ab dem 1. Januar 2025 über ELSTER erfolgen, sofern das Finanzamt diese anfordert. Für Unternehmen gibt es zudem eine Übergangsregelung: Zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 können Rechnungen noch in herkömmlicher Form erstellt werden. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) unter 800.000 Euro lag, verlängert sich diese Frist um ein weiteres Jahr bis zum 31. Dezember 2027. Eine solche Übergangsfrist existiert
allerdings nicht für den Empfang von E-Rechnungen – hier gilt die Pflicht ohne Ausnahme.
Ein nicht zu unterschätzender Punkt ist, dass auch Vereine betroffen sind, sofern sie unternehmerisch tätig sind. Sie müssen sich daher ebenfalls auf die neuen Regelungen einstellen. Insgesamt zeigt sich, dass die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen und Organisationen hat. Eine frühzeitige technische Anpassung ist daher empfehlenswert, um ab 2025 rechtskonform agieren zu können.
Fazit
Neue Erkenntnisse gegenüber dem BMF-Schreiben enthält der Frage-Antwort-Katalog kaum. Allerdings werden einige Punkte nochmal explizit klargestellt.